© 2024 CLUB
Гайд руководителя
проекта
проекта
Брифы для подразделений CLUB
первостепенное
Организация события - это объёмное, интересное и ответственное дело. Поэтому в этом блоке мы собрали информацию, которую необходимо прочитать каждому руководителю проекта в самом начале пути.
Коммуникация
Здесь всё про взаимодействие с людьми: внешняя коммуникация — как писать жюри и партнёрам, где найти тех, с кем уже сотрудничали; внутренняя коммуникация — какие службы внутри университета могут понадобиться при организации и как с ними связаться.
административные
Бланки документов, шаблоны положения
Документы
Здесь мы собрали всю канцелярию, что у нас есть: от пакета документов, необходимых для закупки, до административных бланков университета.
Работа с партнёрами
1. Максимум партнёров для освещения — 12. Оптимально 10. Если кто-то согласится без информирования в социальных сетях, можно больше.
2. На событие максимум 3 розыгрыша (все они идут отдельными постами)
3. Индивидуальные посты без розыгрыша делаем только если они предоставляют крутые подарки участникам (по вашему мнению) и это реально стоит того. В других случаях стараемся склонять к общему посту (2-4 партнёра в посте максимум)
4. Работаем по системе таблицы, в которой собираем всю необходимую информацию. Обязательные пункты для социальных сетей:
— название;
— контакты (социальные сети, сайт, если нужно его указать);
— есть ли пункты, которые важно упомянуть в тексте;
— общий или индивидуальный пост;
— розыгрыш (кто определяет победителя, что разыгрываем, какие условия, когда подводим итоги);
— логотип компании ссылкой на файл (для начала проверить по базе патнёров, может, логотип у нас есть);
— комментарий для дополнительной информации, которая может понадобиться.
Ссылку на таблицу необходимо сразу с момента её создания, чтобы дизайнеры и копирайтеры были в курсе.
Конечный список партнёров лучше утвердить за 15 дней, чтобы все логотипы разместить на афише (так как мы стараемся события анонсировать за 14 дней).
5. Рассматриваем рекламу по договору или же стараемся обходить закон о рекламе без призывов (в формате информирования). Пока работа по рекламе по договору ведётся, будем держать в курсе событий.
2. На событие максимум 3 розыгрыша (все они идут отдельными постами)
3. Индивидуальные посты без розыгрыша делаем только если они предоставляют крутые подарки участникам (по вашему мнению) и это реально стоит того. В других случаях стараемся склонять к общему посту (2-4 партнёра в посте максимум)
4. Работаем по системе таблицы, в которой собираем всю необходимую информацию. Обязательные пункты для социальных сетей:
— название;
— контакты (социальные сети, сайт, если нужно его указать);
— есть ли пункты, которые важно упомянуть в тексте;
— общий или индивидуальный пост;
— розыгрыш (кто определяет победителя, что разыгрываем, какие условия, когда подводим итоги);
— логотип компании ссылкой на файл (для начала проверить по базе патнёров, может, логотип у нас есть);
— комментарий для дополнительной информации, которая может понадобиться.
Ссылку на таблицу необходимо сразу с момента её создания, чтобы дизайнеры и копирайтеры были в курсе.
Конечный список партнёров лучше утвердить за 15 дней, чтобы все логотипы разместить на афише (так как мы стараемся события анонсировать за 14 дней).
5. Рассматриваем рекламу по договору или же стараемся обходить закон о рекламе без призывов (в формате информирования). Пока работа по рекламе по договору ведётся, будем держать в курсе событий.
Поиск жюри и написание письма
1. У нас есть база экспертов, начать писать ты можешь в первую очередь им. В тексте можно сослаться на то, что они уже были экспертами на нашем событии. Далее начинаем открытый поиск в интернете (социальные сети, подобные фестивали и конкурсы, сайты театров и т.д).
Лайфхак: если человек отказывается, ссылаясь на свою занятость, можно попросить дать рекомендации на коллег по цеху.
2. Ты можешь взять шаблон для жюри. Его нужно изменить: вписать информацию о себе (чтобы было понятно, с кем человек ведь диалог), кратко прописать суть события и необходимые даты.
3. Делай письмо уникальным! Так как мы просим экспертов принять участие на некоммерческой основе, нужно расположить к себе: изучить деятельность эксперта, сказать, что его опыт может помочь нашим участникам развиваться. Важно показать, что мы не просто отправили стандартный шаблон, а показали, что нам не всё равно.
Я нашёл эксперта! Что дальше?
1. За неделю до события необходимо будет напомнить эксперту о событии.
2. За 3 дня до события высылаем карту с адресом и даём контакт человека, который будет встречать эксперта на территории. Пишем, что этот человек такой-то такой-то, с ним будет вестись коммуникация в день события.
3. Быть на связи и оперативно отвечать на вопросы эксперта, если они возникнут.
День X. Что важно не забыть?
1. За полчаса до начала события все эксперты должны быть в офисе и ждать инструктажа.
2. К комнате экспертов должен быть прикреплён человек для сопровождения по территории РХТУ (желательно тот же, что и встречал).
3. Стол экспертов в концертном зале должен быть оборудован протоколом, ручкой, водой.
4. Комната экспертов должна быть оборудована кофе-брейком (чай, кофе, закуски).
5. Необходимо заранее подготовить благодарности для экспертов в стилистике события (составить текст и связаться с дизайнерами для вёрстки). Не забыть их вручить после завершения события.
6. Собрать обратную связь от экспертов: уточнить, какие впечатления от прошедшего события, что понравилось, что нет.
7. Поблагодарить за участие и проводить к выходу.
8. Заполнить в «Базе экспертов» отзыв о работе с жюри, чтобы понимать, продолжать ли в дальнейшем работу с человеком.
1. У нас есть база экспертов, начать писать ты можешь в первую очередь им. В тексте можно сослаться на то, что они уже были экспертами на нашем событии. Далее начинаем открытый поиск в интернете (социальные сети, подобные фестивали и конкурсы, сайты театров и т.д).
Лайфхак: если человек отказывается, ссылаясь на свою занятость, можно попросить дать рекомендации на коллег по цеху.
2. Ты можешь взять шаблон для жюри. Его нужно изменить: вписать информацию о себе (чтобы было понятно, с кем человек ведь диалог), кратко прописать суть события и необходимые даты.
3. Делай письмо уникальным! Так как мы просим экспертов принять участие на некоммерческой основе, нужно расположить к себе: изучить деятельность эксперта, сказать, что его опыт может помочь нашим участникам развиваться. Важно показать, что мы не просто отправили стандартный шаблон, а показали, что нам не всё равно.
Я нашёл эксперта! Что дальше?
1. За неделю до события необходимо будет напомнить эксперту о событии.
2. За 3 дня до события высылаем карту с адресом и даём контакт человека, который будет встречать эксперта на территории. Пишем, что этот человек такой-то такой-то, с ним будет вестись коммуникация в день события.
3. Быть на связи и оперативно отвечать на вопросы эксперта, если они возникнут.
День X. Что важно не забыть?
1. За полчаса до начала события все эксперты должны быть в офисе и ждать инструктажа.
2. К комнате экспертов должен быть прикреплён человек для сопровождения по территории РХТУ (желательно тот же, что и встречал).
3. Стол экспертов в концертном зале должен быть оборудован протоколом, ручкой, водой.
4. Комната экспертов должна быть оборудована кофе-брейком (чай, кофе, закуски).
5. Необходимо заранее подготовить благодарности для экспертов в стилистике события (составить текст и связаться с дизайнерами для вёрстки). Не забыть их вручить после завершения события.
6. Собрать обратную связь от экспертов: уточнить, какие впечатления от прошедшего события, что понравилось, что нет.
7. Поблагодарить за участие и проводить к выходу.
8. Заполнить в «Базе экспертов» отзыв о работе с жюри, чтобы понимать, продолжать ли в дальнейшем работу с человеком.
Работа с жюри
Шаблон письма
для партнёров
для партнёров
База жюри
Шаблон письма
для жюри
для жюри
Мы за крутое и качественное освещение деятельности партнёров, поэтому сформировали список некоторых требований к партнёрской истории событий.
Важное в работе с жюри
Внешняя коммуникация
Работа с партнёрами
Работа с жюри
почётные гости
1. Максимум партнёров для освещения — 12. Оптимально 10. Если кто-то согласится без информирования в социальных сетях, можно больше.
2. На событие максимум 3 розыгрыша (все они идут отдельными постами)
3. Индивидуальные посты без розыгрыша делаем только если они предоставляют крутые подарки участникам (по вашему мнению) и это реально стоит того. В других случаях стараемся склонять к общему посту (2-4 партнёра в посте максимум)
4. Работаем по системе таблицы, в которой собираем всю необходимую информацию. Обязательные пункты для социальных сетей:
— название;
— контакты (социальные сети, сайт, если нужно его указать);
— есть ли пункты, которые важно упомянуть в тексте;
— общий или индивидуальный пост;
— розыгрыш (кто определяет победителя, что разыгрываем, какие условия, когда подводим итоги);
— логотип компании ссылкой на файл (для начала проверить по базе патнёров, может, логотип у нас есть);
— комментарий для дополнительной информации, которая может понадобиться.
Ссылку на таблицу необходимо сразу с момента её создания, чтобы дизайнеры и копирайтеры были в курсе.
Конечный список партнёров лучше утвердить за 15 дней, чтобы все логотипы разместить на афише (так как мы стараемся события анонсировать за 14 дней).
5. Рассматриваем рекламу по договору или же стараемся обходить закон о рекламе без призывов (в формате информирования). Пока работа по рекламе по договору ведётся, будем держать в курсе событий.
2. На событие максимум 3 розыгрыша (все они идут отдельными постами)
3. Индивидуальные посты без розыгрыша делаем только если они предоставляют крутые подарки участникам (по вашему мнению) и это реально стоит того. В других случаях стараемся склонять к общему посту (2-4 партнёра в посте максимум)
4. Работаем по системе таблицы, в которой собираем всю необходимую информацию. Обязательные пункты для социальных сетей:
— название;
— контакты (социальные сети, сайт, если нужно его указать);
— есть ли пункты, которые важно упомянуть в тексте;
— общий или индивидуальный пост;
— розыгрыш (кто определяет победителя, что разыгрываем, какие условия, когда подводим итоги);
— логотип компании ссылкой на файл (для начала проверить по базе патнёров, может, логотип у нас есть);
— комментарий для дополнительной информации, которая может понадобиться.
Ссылку на таблицу необходимо сразу с момента её создания, чтобы дизайнеры и копирайтеры были в курсе.
Конечный список партнёров лучше утвердить за 15 дней, чтобы все логотипы разместить на афише (так как мы стараемся события анонсировать за 14 дней).
5. Рассматриваем рекламу по договору или же стараемся обходить закон о рекламе без призывов (в формате информирования). Пока работа по рекламе по договору ведётся, будем держать в курсе событий.
- Нужно убраться в помещении, если это невозможно сделать своими силами и помещение находится за пределами CLUB-SPACE (например, в БАЗе перед событием)
- Необходимо обеспечить электричеством точки на улице и в нестандартных местах (например, на клумбе в Тушинском комплексе на «Посвящении в Менделеевцы» или в гардеробе для работы плейстейшн)
- Нужно принести или вынести парты из аудитории
Департамент управления делами (ДУД)
Мы за крутое и качественное освещение деятельности партнёров, поэтому сформировали список некоторых требований к партнёрской истории событий.
PR-кампания внутри университета: куда обращаться?
1) ГРУППА РХТУ ВК
Чтобы рассказать о событии в инфополе университета, можно обратиться в пресс-службу. Она занимается размещением информации в социальных сетях и на сайте РХТУ в разделе «Новости». Для этого необходимо предоставить текст и картинку.
2) Для распространения информации среди факультетов можно сделать рассылку по деканатам и отправить новость в чат старост. Для этого аналогично нужен текст и картинка.
3) Для приглашения деканатов и почётных гостей необходима рассылка на почту минимум за неделю до начала события.
Самостоятельно заниматься рассылкой НЕ НУЖНО. Но обо всех необходимых вам пунктах обязательно написать руководителю Mendeleev Media Studio Татьяне Вольхиной (ВК — https://vk.com/tanyvolk, ТГ — https://t.me/Tatyana_Volkhina).
2) СОЦСЕТИ ФАКУЛЬТЕТОВ
Для того, чтобы факультеты репостнули пост-анонс себе на стену, нужно об этом написать в группы факультетов с соответствующей просьбой. Обычно ответственные лица указаны в контактах группы. Некоторые резиденты CLUB являются администраторами групп факультетов: Юлия Мурзина (ИХТ), Елизавета Резникова (ИМСЭН-ИФХ), к ним можно обратиться через ветку «Нужен репост» в ТГ-форуме CLUB.
Чтобы рассказать о событии в инфополе университета, можно обратиться в пресс-службу. Она занимается размещением информации в социальных сетях и на сайте РХТУ в разделе «Новости». Для этого необходимо предоставить текст и картинку.
2) Для распространения информации среди факультетов можно сделать рассылку по деканатам и отправить новость в чат старост. Для этого аналогично нужен текст и картинка.
3) Для приглашения деканатов и почётных гостей необходима рассылка на почту минимум за неделю до начала события.
Самостоятельно заниматься рассылкой НЕ НУЖНО. Но обо всех необходимых вам пунктах обязательно написать руководителю Mendeleev Media Studio Татьяне Вольхиной (ВК — https://vk.com/tanyvolk, ТГ — https://t.me/Tatyana_Volkhina).
2) СОЦСЕТИ ФАКУЛЬТЕТОВ
Для того, чтобы факультеты репостнули пост-анонс себе на стену, нужно об этом написать в группы факультетов с соответствующей просьбой. Обычно ответственные лица указаны в контактах группы. Некоторые резиденты CLUB являются администраторами групп факультетов: Юлия Мурзина (ИХТ), Елизавета Резникова (ИМСЭН-ИФХ), к ним можно обратиться через ветку «Нужен репост» в ТГ-форуме CLUB.
За многие годы у нас уже выработались стандартные каналы распространения информации о мероприятиях, которые мы используем каждый раз. Они наиболее эффективны и просты в исполнении для нас. Поэтому нельзя ими пренебрегать. Вот как их осуществить:
Но и над креативными PR-кампаниями тоже стоит подумать.
Обращаемся в ДУД обычно по таким случаям, как:
Что нужно для подачи заявки в ДУД?
1. Сформировать список того, что требуется для проведения события и расписать по пунктам.
2. В каждом пункте не забыть указать количественные характеристики. Количество столов, количество удлинителей и какой мощности и т.п.
3. Не забыть указать сроки: когда требуется, к какому времени, когда необходимо убрать и т.д.
4. Отправить список минимум за 3 рабочих дня заместителю руководителя клуба Дарье Бабакиной
(ВК: https://vk.com/babakina1204,
ТГ: https://t.me/babak1204)
2. В каждом пункте не забыть указать количественные характеристики. Количество столов, количество удлинителей и какой мощности и т.п.
3. Не забыть указать сроки: когда требуется, к какому времени, когда необходимо убрать и т.д.
4. Отправить список минимум за 3 рабочих дня заместителю руководителя клуба Дарье Бабакиной
(ВК: https://vk.com/babakina1204,
ТГ: https://t.me/babak1204)
1. Телевизоры (прописать)
2. Интернет-соединение
Все данные отправить минимум за 3 рабочих дня заместителю руководителя клуба Дарье Бабакиной
(ВК: https://vk.com/babakina1204,
ТГ: https://t.me/babak1204).
- сколько телевизоров нужно
- на стойках или без
- нужен ли кабель HDMI для подключения и кликер
- когда необходимы телевизоры
- к какому времени
- и когда завершается событие
2. Интернет-соединение
- когда необходима стабильная работа интернет-соединения
- и для каких целей
Все данные отправить минимум за 3 рабочих дня заместителю руководителя клуба Дарье Бабакиной
(ВК: https://vk.com/babakina1204,
ТГ: https://t.me/babak1204).
- Необходимы телевизоры на событии
- На точке нужно стабильное и непрерывное интернет-соединение или необходим кабельный интернет
Департамент информационных технологий (ДИТ)
Что нужно для подачи заявки в ДИТ?
Обращаемся в ДИТ обычно по таким случаям, как:
Внутренняя коммуникация
почётные гости
ДИТ
Дуд
PR-кампания
Стандартные каналы